Что такое платежный календарь предприятия и зачем он нужен? Платежный календарь Содержание платежного календаря

Основной целью разработки платежного календаря является установление конкретных сроков поступления денежных средств и платежей предприятия и их доведение до конкретных исполнителей в форме плановых заданий. С учетом этой цели платежный календарь определяют иногда как «план платежей по точной дате». Наиболее распространенной формой платежного календаря, используемой в процессе оперативного планирования денежных потоков предприятия, является выделение в нем двух разделов:

1) графика предстоящих платежей;

2) графика предстоящих поступлений денежных средств.

-Разработка платежных календарей

Основной целью разработки платежного календаря является установление конкретных сроков поступления денежных средств и платежей предприятия и их доведение до конкретных исполнителей в форме плановых заданий. Рассмотрим основные виды платежного календаря в системе оперативного управления денежными потоками по операционной деятельности предприятия.

Налоговый платежный календарь разрабатывается по предприятию в целом и содержит обычно только один раздел – «график налоговых платежей».

Календарь инкассации дебиторской задолженности разрабатывается обычно по предприятию в целом. По текущей дебиторской задолженности платежи включаются в календарь в суммах и сроки, предусмотренные соответствующими договорами (контрактами) с контрагентами. По просроченной дебиторской задолженности эти платежи включаются в данный плановый документ на основе предварительного согласования сторон.

Календарь выплат заработной платы разрабатывается обычно на предприятиях, применяющих многоступенчатый график выплат заработной платы работникам различных структурных единиц. Даты таких выплат устанавливаются на основе коллективного трудового договора или индивидуальных трудовых контрактов, а суммы платежей – исходя из штатного расписания и разработанной соответствующей сметы затрат. Указанный платежный календарь содержит обычно один раздел – «график выплат заработной платы».

Календарь (бюджет) формирования производственных запасов разрабатывается обычно для соответствующих центров затрат. В состав платежей, отражаемых в этом календаре, входят обычно стоимость закупаемых сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, а также расходы по транспортированию и страхованию в процессе перевозки. Если формируемые производственные запасы требуют специальных режимов хранения, то данный вид платежного календаря может отражать и расходы по их хранению. Указанный календарь содержит лишь один раздел – «график платежей, связанных с формированием производственных запасов».

В составе календаря (бюджета) управленческих расходов отражаются платежи по закупке канцелярских принадлежностей, компьютерных программ и средств оргтехники, не входящих в состав внеоборотных активов; расходы на командировки; почтово-телеграфные расходы и другие затраты, связанные с управлением предприятием. Данный вид платежного календаря содержит лишь один раздел – «график платежей по общехозяйственному управлению». Сумма платежей этого календаря определяется соответствующей сметой, а даты их осуществления – по согласованию с соответствующими службами управления.

Календарь (бюджет) реализации продукции разрабатывается обычно для центров доходов или центров прибыли предприятия. Указанный платежный календарь содержит два раздела – «график поступления платежей за реализованную продукцию» и «график расходов, обеспечивающих реализацию продукции».

Календарь (бюджет) формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций состоит из двух разделов – «график затрат на приобретение различных долгосрочных финансовых инструментов инвестирования» и «график поступления дивидендов и процентов по долгосрочным финансовым инструментам инвестиционного портфеля». Показатели первого раздела в рамках общей сметы затрат устанавливаются по согласованию с соответствующими инвестиционными менеджерами, а показатели второго раздела – в соответствии с условиями эмиссии отдельных финансовых инструментов портфеля.

Календарь (капитальный бюджет) реализации программы реальных инвестиций составляется по предприятию в целом, если не осуществляются крупномасштабные инвестиции по отдельно разработанным инвестиционным проектам. В этом виде оперативного финансового плана содержатся показатели двух разделов – «график капитальных затрат» и «график поступления инвестиционных ресурсов».

Календарь (капитальный бюджет) реализации отдельных инвестиционных проектов составляется, как правило, для соответствующих центров ответственности предприятия (центров инвестиций). Его структура аналогична предшествующему виду календаря с ограничением денежных потоков рамками лишь одного инвестиционного проекта.

Календарь (бюджет) эмиссии акций имеет две разновидности – если он разрабатывается до начала продажи акций на первичном фондовом рынке, то включает в себя лишь один раздел: «График платежей, обеспечивающих подготовку эмиссии акций»; если же он разрабатывается для периода осуществляемой продажи акций, то он состоит из двух разделов: «График поступления денежных средств от эмиссии акций» и «График платежей, обеспечивающих продажу акций».

Календарь (бюджет) эмиссии облигаций разрабатывается периодически. Принципы его формирования те же, что и предыдущего варианта оперативного финансового плана.

Календарь амортизации основного долга по финансовым кредитам содержит лишь один раздел – «График амортизации основного долга». Показатели этого оперативного финансового плана дифференцируются в разрезе каждого кредита, подлежащего погашению. Суммы платежей и сроки их осуществления устанавливаются в платежном календаре в соответствии с условиями кредитных договоров, заключенных с коммерческими банками и другими финансовыми институтами.

Перечисленные виды платежного календаря как формы оперативного планового документа могут быть дополнены с учетом объема и специфики хозяйственной деятельности предприятия. Конкретный перечень видов платежного календаря предприятие устанавливает самостоятельно с учетом требований эффективности управления денежным оборотом.

Платежный календарь является инструментом оперативного планирования, управления и контроля над движением денежных потоков организации, а так же средством которое обеспечивает эффективный мониторинг процесса расчетов с покупателями и поставщиками. Для решения этих задач в систему платежного календаря входят три основных функциональных блока: планирование платежей (выплат), планирование поступления денежных средств и формирование платежных документов.

Функционал платежного календаря позволяет объединить информацию о потребности организации и ее подразделений в денежных средствах с прогнозируемыми объемами поступлений от покупателей (заказчиков) и иных источников в единое информационное пространство, которое обеспечивает прозрачность и прогнозируемость данных, а так же значительно повышает эффективность управления денежными средствами предприятия.

Одним из наиболее важных требований к любой финансовой системе является система управления уровнями допуска пользователей, которая обеспечит не только четкое ограничение доступа к конфиденциальным данным, но и сохранит удобство работы с теми функциональными блоками которые необходимы сотрудникам для выполнения своих задач. Модуль администрирования прав доступа к функциям платежного календаря, обеспечивает широкие возможности для управления правами как на уровне объектов прикладного решения (справочников, документов, отчетов) так и на уровне организаций и центров финансовой ответственности.

Общая функциональная модель системы "Платежный календарь" представлена на следующей схеме.

Платежный календарь

Перечень основных функциональных блоков системы "Платежный календарь":

Календарное планирование платежей

Управление платежами и контроль за расходованием денежных средств одна из ключевых задач финансового планирования, основным условием решения которой является наличие четкой, структурированной и актуальной информации о всех запланированных безналичных платежах и выплат наличными денежными средствами, а так же текущем и прогнозируемом уровнях обеспеченности денежными средствами. Для отражения в платежном календаре предприятия запланированных платежей, предназначен документ "Платежный календарь: План расходования денежных средств ", который позволяет регистрировать планируемые платежи как разрезе видов денежных средств (наличные, безналичный) и мест их размещения (расчетные счета, кассы), так и в разрезе направлений и целей их использования (статей движения денежных средств, получателей, договоров).

Удобство и эффективность процесса планирования и контроля исполнения платежей обеспечивает целый ряд специализированных инструментов, предназначенных планирование платежей относящихся к различным потокам движения денежных средств: поставщикам товаров и услуг, выплат по заработной плате, уплате налогов и т.п.

Формирование платежных документов

Данный модуль предназначен для ежедневного формирования платежных поручений в банка, и обеспечивает окончательное ранжирование запланированных платежей, с учетом установленных приоритетов. Формирование платежных поручений осуществляется с помощью документа Платежный календарь: Реестр платежей , работа с которым осуществляется через помощник "Формирование реестров платежей", который позволяет на основании заложенных в платежный календарь предприятия планов платежей, формировать платежные поручения и контролировать (исполнение).

Сформированные платежные поручения автоматически экспортируются в программу 1С: Бухгалтерия 8 и в дальнейшем могут быть переданы в банк с использованием стандартной обработки обмена с системой банк-клиент. Более подробную информацию по данному модулю можно получить на странице, описывающей порядок работы по формированию платежных документов .

Календарное планирование поступлений денежных средств

Блок планирования поступления денежных средств предоставляет возможность сотрудникам отделов, ответственных за контроль расчетов с поставщиками и заказчиками, планировать поступления средств по основным направлениям деятельности предприятия и осуществлять контроль за исполнением сроков оплаты и календарных графиков платежей. Возможности данного блока обеспечивают:

• Оперативный доступ к информации о поступлении денежных средств от контрагентов, их текущей задолженности и позволяют осуществлять эффективный контроль за погашением дебиторской задолженности и соблюдением установленных договорами графиков платежей;
• Выявление неплатежеспособных покупателей и способствуют своевременному принятию необходимых мер;
• Повышение финансовой дисциплины сотрудников и прозрачности процесса работы с клиентами.

Для отражения сумм запланированных поступлений предусмотрен документ "Платежный календарь: План поступления денежных средств ". Удобство работы пользователей с данным блоком в системе "Платежный календарь" обеспечивает специальный интерфейс - "Помощник планирования поступления денежных средств", объединяющий в себе все необходимые данные как для контроля запланированных сумм, так и для планирования новых ожидаемых платежей.

Управление правами доступа пользователей

Одной из наиболее важных задач любой финансовой системы является обеспечение информационной безопасности. Заложенная в систему "Платежный календарь" система управления уровнями доступа пользователей, предоставляет широкие возможности для администрирования прав как на уровне объектов (справочников, документов, отчетов) так и на уровне доступа к данным в разрезе организаций и центров финансовой ответственности. Текущая версия системы предоставляет три предопределенных набора прав:

• Право планирования поступлений;
• Право формирования платежных документов;
• Право планирования платежей.

Платежный календарь – таблица, в которую заносят все поступления денег в организацию: выручку от продаж, кредиты, займы и др. Календарь должен содержать и записи о платежах фирмы. Например, о расчетах с поставщиками, погашении процентов, кредитов и выдаче заработной платы. Главное предназначение этого документа – помогать финансовому специалисту контролировать кредитоспособность и платежеспособность организации.

В календаре сумма доходов, которые компания планирует получить, должна быть не меньше ожидаемых расходов. Если поступления превысят платежи, документ покажет остаток денег на счете. Это будет означать, что компания платежеспособна. В противном случае вовремя рассчитаться по долгам она не сможет.

Собираем исходные данные

Чтобы сформировать платежный календарь, финансовому работнику понадобится следующая информация:

• отчет о кредиторской и дебиторской задолженности организации. В нем должны быть указаны суммы доходов и расходов с перечнем договоров, контрагентов и ответственных лиц;
• графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей;
• графики периодических выплат – налогов, заработной платы и т. п.;
• данные о текущих остатках на счетах.

В первую очередь имеет смысл занести в календарь регулярные выплаты и поступления. Как правило, это такие платежи, как авансы, расчеты по кредитам и займам, оплата процентов, штрафов и пени.

С остальными суммами разумно поступить так. Можно разработать форму заявки на платеж, которую будут подписывать, например, руководители подразделений организации. Эти документы должны поступать в финансовую службу. Задача ее работников – убедиться, что фирма не заплатит больше денег, чем может себе позволить. В противном случае баланс доходов и расходов будет нарушен. Если все в порядке, финотдел может включить заявку в проект платежного календаря. Если нет – ее нужно передать финансовому директору. И уже он решает, будет ли фирма проводить данный платеж.

Поэтому необходимость перечисления денег по «сверхлимитным» или незапланированным заявкам должна быть документально обоснована.

Как разобраться с платежами

Календарь обычно формируют на определенный период – месяц, декаду, неделю. Чтобы его составить, необходимо все доходы и расходы компании разделить на группы по видам денежных средств (наличные, на расчетном счете, векселя, облигации и т. д.). Затем надо упорядочить платежи и поступления в зависимости от их сроков.

Далее работники финансовой службы должны определить, какими суммами (по видам денежных средств) компания будет располагать на начало планового периода. Для этого текущие остатки корректируют на суммы, которые должны поступить на фирму. После этого рассчитывают остаток для каждого дня планового периода. Формула расчета выглядит так:

Остаток на дату = Остаток предыдущего дня + Сумма поступлений за день – Сумма платежей за день.

Итак, календарь сформирован. Если все значения в нем положительные, финансовое состояние компании можно считать удовлетворительным. Отрицательные цифры означают, что в какой-то конкретный день фирме может не хватить денег.

Пример платежного календаря приведен в таблице 1.

Наименование статей расходов	Январь	Февраль	Март	Апрель		Июнь	Итого
ПЛАТЕЖИ
За сырье, материалы, топливо, электроэнергию, товары, услуги
Проценты по кредитам
Расходы на оплату труда
Погашение кредита
Итого платежей					10 788,5		39 296,0
ПОСТУПЛЕНИЯ
За реализованную продукцию
Возврат денег с депозитов
Ссуды полученные
Итого поступлений					12 412,9		44 021,5
Превышение платежей над поступлениями

«Оптимизируем» календарь

Первоначальный вариант документа, как правило, «несбалансирован». Например, в таблице 1 в марте платежи фирмы превышают суммы поступлений. Причина проста. Компании выгодно как можно раньше оплатить счета. А к сумме денег, которые должны поступить на фирму, нужно относиться осмотрительно. Ведь нельзя быть полностью уверенным в том, что контрагенты вовремя оплатят счета. В результате может сложиться ситуация, о которой мы упоминали выше: в начале месяца денег на фирме может просто не оказаться.

Из календаря нужно исключить даты, денежные остатки на которые получились отрицательными. Сделать это можно так:

• «передвинуть» расходы на более поздние сроки, а поступления – на более ранние;
• разделить платеж на несколько частей с разными датами исполнения;
• рассчитаться с контрагентом альтернативным способом. Например, заплатить ему товарным векселем вместо денежного;
• конвертировать одно платежное средство в другое. Так, фирма может продать банковский вексель и получить наличные денежные средства;
• договориться о кредитовании компании. При этом нужно учитывать грядущие выплаты по процентам за пользование заемными средствами.

Проиллюстрируем сказанное на примере. «Оптимизируем» платежный календарь, который приведен в таблице 1. Для этого перенесем с марта на апрель 1 миллион рублей, которым фирма рассчиталась за сырье. В результате будет сформирован новый график. Суммы поступлений в нем будут больше платежей (табл. 2).

Статьи расходов	Январь	Февраль	Март	Апрель		Июнь	Итого
ПЛАТЕЖИ
На сырье, материалы, топливо, электроэнергию, товары и услуги
Платежи в бюджет и социальные фонды
Проценты по кредитам
Расходы на оплату труда
Перечисление средств на депозиты
Погашение кредита
Итого платежей					10 788,5		39 296,0
ПОСТУПЛЕНИЯ
За реализованную продукцию
Возврат денег с депозитов
Ссуды полученные
Итого поступлений					12 412,9		44 021,5
Превышение поступлений над платежами

Как правило, после окончания «оптимизации» календарь подписывает генеральный директор. Так документ вступает в силу.

Как управлять платежами

Для того чтобы оперативно контролировать расходы компании, финансовому работнику необходимо ежедневно уточнять перечень и суммы планируемых на очередную дату платежей. При этом он не должен забывать учитывать остатки денежных средств на предыдущий день.

Если на фирме недостаточно денег для оплаты всех счетов, часть запланированных платежей можно перенести на другие дни. В соответствии с этими изменениями пересчитывают и платежный календарь. Финансовая служба должна уточнить остатки на текущий день, а также отметить проведенные платежи и поступления. Затем неисполненные обязательства переносят на будущие даты.

Далее нужно пересчитать остатки денег на следующие дни планового периода. Для этого к остатку текущего дня прибавляют ожидаемые поступления и отнимают скорректированные платежи. Расчет проводят для каждого дня планового периода.

Сформированный таким образом новый вариант платежного календаря, как и первоначальный, может оказаться несбалансированным – в нем могут появиться дни с отрицательными остатками. В этом случае календарь также необходимо «оптимизировать» по описанной выше схеме.

Учет поступлений и расходов

Чтобы финансовая служба могла оперативно управлять платежами, ей необходимо каждый день получать информацию об остатках денег на счетах фирмы. Эти сведения не обязательно должны быть подтверждены документами – финансовым работникам компании гораздо важнее вовремя узнавать достоверные суммы остатков.

В зависимости от способа расчетов оперативный учет можно организовать по-разному. Несколько методов его ведения описаны в таблице 3.

Средство оплаты	Как вести оперативный учет
Деньги на расчетных счетах	Финансовая служба обрабатывает выписки банка и передает их в бухгалтерию
Наличные в кассе бухгалтерии	Финансовая служба получает справки о движении денег по кассе из бухгалтерии с установленной периодичностью
Векселя и облигации	Если векселя и облигации фирмы хранятся в финансовом отделе, его специалисты и занимаются их оперативным учетом. Если ценные бумаги находятся в бухгалтерии, финансисты должны периодически получать справку об их наличии и движении
Взаимозачеты	Финансовая служба передает в бухгалтерию распоряжение о подготовке актов сверки взаимных расчетов

Полученные данные о движении денег сотрудники финотдела обрабатывают при помощи таких способов:

• корректируют текущие остатки;
• вносят изменения в план расходов;
• фактические платежи распределяют по плановым, которые затем отмечают как осуществленные;
• разносят платежи и поступления по конкретным договорам, суммам налогов в бюджет, социальные фонды и т. д. При этом состояние взаиморасчетов с контрагентами корректируют на уже уплаченные суммы.

Таким образом, в отличие от других разновидностей финансовых планов, не существует раз и навсегда утвержденного варианта платежного календаря. Это постоянно корректируемый прогноз поступлений и расходов на каждый день планового периода. Организации он помогает поддерживать ликвидность, а финансовым работникам – эффективно контролировать денежные потоки фирмы.

Анастасия Мухамедьярова, экономист планово-экономического отдела УМЦ ЖДТ

Чтобы осуществлять все выплаты в отведенный для них срок и выполнять финансовые обязательства, готовится платежный календарь. В этом документе собираются и группируются сведения обо всех поступлениях и расходах предприятия или банка. Применение платежного календаря упрощает контроль движения денежных средств. В конце статьи можно бесплатно скачать образец в Exсel и ознакомиться с особенностями оформления в 1С.

Платежный календарь оформляется для планирования движения средств банка или компании на протяжении определенного промежутка времени - от нескольких рабочих дней до месяца. Он позволяет своевременно осуществлять выплаты и предотвращать отрицательное значение баланса.

Ведения календаря в Exсel или в 1С нужно для выполнения ряда бюджетных задач:

• планирование приходов и расходов в связи с конкретной операцией;
• синхронизация затрат и поступлений для увеличения доходов предприятия или банка;
• определение очередности платежей в соответствии с тем, как они скажутся на результате работы;
• поддержка платежеспособности предприятия в ближайшее время;
• включение планирования финансов в общую систему управления компанией.

Благодаря ведению календаря в 1С или Excel удается планировать изменения финансовых показателей. Автоматизация упрощает формирование системы управления денежными потоками банка или фирмы. Если ситуация меняется, при грамотно составленном календаре платежей легче найти оптимальное решение. Когда бюджет предприятия хорошо организован, увеличивается его надежность.

Какие сведения нужны для составления

Как показывает пример в конце статьи, в графике будут отражены все доходы и расходы предприятия или банка, как в наличной, так и в безналичной форме. Он состоит из двух основных разделов. В первом отражаются все планируемые перечисления, во втором указываются поступления денежных средств.

Чтобы подготовить платежный календарь, потребуется выполнить следующие действия.

1. Определить временной промежуток планирования средств. Обычно график составляется краткосрочный (как пример, месяц, 2 недели, 10 дней). Зависит от того, как часто совершаются финансовые операции. Максимально удобным считается платежный календарь на один месяц, разбитый на промежутки по 10 дней.
2. Расчет объемов реализованных товаров, работ, услуг. Здесь учитывается объем производства и движения остатков в рассматриваемом периоде.
3. Приблизительное вычисление доходов, которые могут быть получены.
4. Расчет денежных затрат.
5. Вычисление разницы между ожидаемыми доходами и расходами, которая также называется денежным сальдо.
6. Получение результата. На основании рассмотренных данных можно делать вывод о балансе средств предприятия.

Денежное сальдо, которое определяется при планировании, по размеру сравнивается со страховым запасом. Так называют минимальный объем средств, который хранится на расчетном счете предприятия. Если в сравнении обнаруживается переизбыток, это показатель платежеспособности и развития. Когда ожидаемые расходы превышают доходы в сумме со страховым запасом, это указывает, что компания не в силах их осуществить. Такой факт может говорить об ухудшении финансового положения.

Чтобы выровнять ситуацию, можно предпринять следующее:

• определить менее важные расходы и перенести их на следующий период;
• повысить темп реализации продукции или услуг;
• попробовать найти новые источники финансирования.

Как видно, платежный календарь помогает контролировать движения средств и поддерживать платежеспособность компании.

Важно! Платежный календарь не имеет жестких рамок. Он напоминает скорее пример движения средств, который корректируется по ходу периода.

Особенности платежного календаря в Excel

Разработать финансовый график для небольшого предприятия можно в Excel (пример ниже). Программа подойдет, если:

• в системе, которая используется для бухгалтерского учета, отсутствует функционал для ведения платежного календаря;
• в день нужно обрабатывать не более 30 платежных документов;
• в работе будут участвовать не более трех уполномоченных сотрудников.

В Excel можно дополнительно подключить двусторонний обмен данными с платежной подсистемой, которую включает программа 1С. Такая автоматизация позволит одновременно планировать бюджет и устанавливать лимиты платежей, которые будут отражаться в календаре.

Система Exсel имеет и ряд недостатков в сравнении с 1С, которые нужно принимать во внимание. Как пример, в Excel не установлен контроль ссылочной целостности. Чтобы предотвратить нежелательное удаление содержимого ячеек ставят защиту. Также использование Excel затруднительно при большом количестве пользователей. Не вместит он и обширную базу данных банка, поэтому рекомендован только для небольших предприятий.

Преимущества ведения финансового графика в 1С

Платежный календарь, подготовленный в 1С, представляет собой детализированный пример движения финансовых потоков банка или фирмы. Используя этот функционал, проще подбирать решения по управлению движением денежных средств. Как пример, автоматизация графика через 1С имеет следующие преимущества:

• представляет сведения упорядочено и наглядно;
• помогает составить прогноз движения средств и, таким образом, предотвратить кассовый разрыв;
• интерактивное представление;
• настраиваемый уровень детализации платежей;
• доступность сведений о неснижаемом остатке.

Важно! Автоматизация и настройка платежного календаря позволяет получить четкий прогноз финансовых потоков без кассовых разрывов.

Как учетная система вводится на предприятии

Платежный календарь вводится в несколько этапов.

1. Подготовка плановых данных. Эта процедура всегда проводится на начальной стадии. При оценке возможности оплат используются именно плановые данные.
2. Подготовка списка аналитик. При выборе конкретных аналитик (как пример, источник денежных средств, контрагент, договор, проект) следует руководствоваться соображениями целесообразности. Если перечень получится слишком большим, работать с ним будет трудоемко. При определении нужно уяснить задачи, которых учетная система должна достичь, и подобрать минимально необходимый список аналитик.
3. Формирование инструментов для проведения оплаты и получения денежных средств.
4. Разработка взаимодействия работников предприятия, что в итоге сказывается на общей дисциплине.
5. Документальное закрепление функционирования системы платежного календаря. Прописываются обязанности сотрудников и очередность их действий.

Платежный календарь - важный инструмент для прогнозирования движения денежных средств и предотвращения кассовых разрывов. Далее можно бесплатно скачать пример в Excel.

Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и помогает оперативно управлять финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.

Новый функционал по планированию финансовых потоков

Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации должно быть достаточное количество средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - (рис. 1).

Рис. 1. Форма платежного календаря

Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.

Разделы Платежного календаря

Отчет в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):

• Оплата от покупателей ;
• Прочие поступления ;
• Налоги и взносы ;
• Платежи поставщикам;
• Периодические платежи .

Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.

Оплата от покупателей

В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю , Реализация (акты, накладные) , Оказание производственных услуг , Передача ОС , Передача НМА . Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное - Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей.

Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).

Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»

В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты . Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить .

Прочие поступления

В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).

Налоги и взносы

В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк. Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.

Платежи поставщикам

В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика , Поступление (акты, накладные) , Поступление доп. расходов , Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .

Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам , с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения .

В раздел включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).

Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»

Периодические платежи

В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж?. Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.

В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу / расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.

В простом и наглядном виде представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации.

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором кассовые разрывы отсутствуют.